Conditions générales de vente (CGV)

1) Conclusion du contrat

Bureaux

La demande de réservation d’un bureau par l’intéressé(e) s’effectue directement via la plateforme de commercialisation (www.kuia-office.ch) de kuia-office. Le contrat entre l’utilisateur et l’exploitant (Alfred Müller AG), composé de la convention d’utilisation et des présentes conditions générales, est conclu lors de la confirmation de la demande de réservation par l’exploitant. La confirmation a lieu par l’envoi de la convention d’utilisation et des présentes conditions générales par l’exploitant à l’utilisateur.

La résiliation par l’utilisateur doit se faire par écrit ou par e-mail. La résiliation par l’exploitant doit se faire par écrit et par lettre recommandée.

Les prestations de l’exploitant et les tarifs en vigueur sont consultables sur le site web et/ou dans l’espace utilisateur. L’exploitant est en droit de faire exécuter des prestations dans le cadre de la convention d’utilisation par des tiers.

En règle générale, aucun interlocuteur de l’exploitant n’est physiquement présent sur place. Les demandes et communications à l’exploitant doivent être faites via l’espace utilisateur (Helpdesk), par e-mail ou par téléphone. La joignabilité est assurée les jours ouvrables pendant les heures de bureau.

Salles de réunion et postes de travail en co-working

Les salles de réunion et les postes de travail en co-working peuvent être réservés directement sur le site web, moyennant paiement. Il s’agit de réservations de courte durée qui peuvent être annulées dans l’espace utilisateur pendant le délai d’annulation.

2) Remise et restitution des locaux

L’utilisateur prend en charge les locaux et installations réservés du kuia-office à la date de début d’utilisation de la convention d’utilisation en présence d’un(e) représentant(e) de l’exploitant ou de manière autonome.

L’utilisateur doit communiquer à l’exploitant d’éventuels défauts via le Helpdesk dans l’espace utilisateur dans les dix jours suivant la date de début d’utilisation conformément à la convention d’utilisation. Passé ce délai, les locaux et installations sont considérés comme remis sans défaut et entièrement aptes à l’usage.

Les locaux et installations doivent être restitués à la fin de la durée d’utilisation en bon état, compte tenu de la vétusté ou des défauts signalés au début, au plus tard à 18h00 le dernier jour d’utilisation. Les émetteurs manuels et cartes de parking manquants ou défectueux doivent être remplacés par l’utilisateur à ses propres frais. L’indemnité de dérangement s’élève à CHF 100.00 forfaitaires par émetteur manuel/carte de parking.

L’exploitant doit signaler à l’utilisateur les défauts dus à une usure excessive par e-mail dans les dix jours suivant la fin de la durée d’utilisation. Si l’utilisateur ne s’oppose pas par écrit ou par e-mail aux défauts et dommages qui lui ont été communiqués dans un délai de dix jours, ceux-ci sont considérés comme acceptés par lui. Les défauts et dommages concernés sont réparés par l’exploitant aux frais de l’utilisateur.

3) Règlement d’utilisation

Les locaux et prestations réservés ne doivent être utilisés qu’aux fins convenues. L’utilisation et les prestations utilisées ne sont en principe pas transmissibles à des tiers. Si l’utilisateur souhaite céder tout ou partie des locaux et/ou prestations réservés à d’autres personnes (physiques ou morales) pour une (co)utilisation, il doit obtenir au préalable l’accord de l’exploitant. L’exploitant peut refuser son accord sans indication de motifs. L’utilisateur reste dans tous les cas le seul cocontractant de l’exploitant et est entièrement responsable du respect de toutes les obligations découlant de la convention d’utilisation et des présentes CGV, y compris par les personnes auxquelles il a cédé la (co)utilisation. L’utilisateur est responsable de la mutation des droits d’accès aux locaux. Les mutations se font via l’espace utilisateur du kuia-office. L’utilisateur s’engage à saisir les données nécessaires de manière complète et correcte.

L’utilisateur s’engage à signaler immédiatement à l’exploitant les modifications pertinentes au contrat concernant les données de base des personnes et des adresses. Les données de connexion et les autorisations d’accès ne doivent pas être transmises à des tiers et doivent être protégées contre tout accès non autorisé.

L’utilisateur prend acte du fait que, dans le cadre de la mise à disposition de bureaux meublés par l’exploitant, le personnel de nettoyage a accès à ses locaux pour effectuer le nettoyage hebdomadaire. Celui-ci a généralement lieu les jours ouvrables à partir de 18h00 ou le samedi entre 07h00 et 12h00. L’heure exacte du nettoyage est fixée par l’exploitant.

L’apposition de panneaux publicitaires, d’inscriptions, de stores, de vitrines, d’antennes et d’images par l’utilisateur est interdite dans tous les locaux. Sur demande, l’utilisateur a la possibilité de présenter son entreprise sur l’écran d’information de la cafétéria.

L’utilisateur est tenu d’utiliser tous les locaux et installations avec soin et conformément à leur destination, de les maintenir dans un état propre et ordonné et de tenir compte des autres utilisateurs et des tiers. L’utilisateur est responsable de tous les dommages causés par lui, ses collaborateurs et ses visiteurs. Les dommages causés aux objets d’aménagement ou dans les locaux doivent être signalés immédiatement à l’exploitant.

L’utilisateur ne peut pas brancher ses propres machines à café, appareils de chauffage, fours à micro-ondes, cuisinières ou autres appareils électriques dans les locaux du kuia-office. L’utilisateur n’a pas le droit d’effectuer des modifications structurelles.

Le stockage de substances inflammables ou explosives (comme des bidons d’essence, des bouteilles de gaz ou des feux d’artifice) dans les locaux du kuia-office est interdit.

Il est interdit à l’utilisateur d’exercer dans les locaux du kuia-office des activités commerciales ou privées qui entraînent des nuisances ou des effets néfastes tels qu’un bruit excessif, des vibrations, des odeurs désagréables, etc. ou qui portent atteinte à la bonne réputation de la maison. Il est interdit d’amener des animaux.

Dans les zones générales telles que la cafétéria, la kitchenette, les lounges, les cabines téléphoniques, les couloirs, etc., il est interdit de placer des appareils et objets privés. Il est interdit de préparer des repas à forte odeur.

Il est interdit de fumer dans tous les locaux du kuia-office ainsi que dans les zones générales du bâtiment (cage d’escalier et toilettes).

L’exploitant, ses représentants et le Facility Management sont autorisés à pénétrer dans les locaux du kuia-office, moyennant un préavis de 48 heures, pour préserver le droit de propriété et effectuer des réparations ou des travaux d’installation, en cas d’urgence également en l’absence de l’utilisateur.

L’exploitant et ses représentants sont autorisés, moyennant un préavis de 48 heures, à montrer les locaux à des personnes intéressées pendant les heures d’ouverture habituelles dans le cadre d’une relation résiliée, la perturbation de l’exploitation commerciale de l’utilisateur devant être réduite au minimum.

4) Coûts

L’utilisation des salles de réunion est payante. Le droit d’utilisation est limité à la durée réservée. Les éventuels avoirs dus à des temps ou services non utilisés sont caducs et ne sont pas remboursés.

Les factures pour les salles de réunion et les postes de travail en co-working réservés sont déposées dans l’espace utilisateur et peuvent être téléchargées. Sauf indication contraire, tous les prix indiqués pour toutes les offres s’entendent hors TVA légale.

5) Accès

L’accès aux bureaux est possible à tout moment pour l’utilisateur et ses collaborateurs pendant la durée d’utilisation. L’exploitant assure l’accès aux locaux via une application pour smartphone.

Les postes de travail en co-working sont librement accessibles du lundi au vendredi, pendant les heures de bureau (07h00 – 19h00), à l’exception des jours fériés cantonaux.

L’autorisation d’accès aux salles de réunion se fait en revanche automatiquement dans l’application ou par lien vers la période réservée.

Il est à la discrétion de l’exploitant d’adapter le type d’accès. Une carte de parking ou un émetteur manuel est remis pour les autorisations de stationnement ou les places de parking dans le parking souterrain.

6) Disponibilité des zones générales

Les zones générales ne peuvent pas être réservées. Elles ne doivent être occupées que brièvement.

7) Responsabilité de l’exploitant, assurance

L’exploitant assure le bâtiment contre les dommages causés par le feu, les éléments naturels et l’eau. L’exploitant assure en outre le mobilier mis à disposition par lui ainsi que les marchandises, machines et autres objets d’aménagement contre les dommages causés par le feu et l’eau, le cambriolage et le vol.

L’utilisateur doit assurer lui-même ses propres objets. L’exploitant n’assume aucune responsabilité en cas de dommages ou de perte d’objets personnels de l’utilisateur dans les locaux du kuia-office.

8) Responsabilité de l’utilisateur

L’utilisateur est responsable de tous les dommages causés par ses collaborateurs et visiteurs aux locaux, aux équipements et aux autres objets mis à disposition dans le cadre de la convention d’utilisation. Ceci vaut également en cas de perte ou de vol d’un objet qui a été mis à disposition de l’utilisateur par l’exploitant. L’utilisateur est également responsable de tous les dommages consécutifs qui en découlent.

9) Utilisation d’Internet

L’utilisateur s’engage à ne pas utiliser abusivement l’accès à Internet. L’exploitant ne garantit aucune qualité particulière de la connexion Internet.

L’exploitant n’assume aucune responsabilité pour les dommages qui résultent de l’utilisation d’Internet par l’utilisateur. Les prestations de l’exploitant ne dispensent pas l’utilisateur de son obligation de respecter les normes de sécurité usuelles et reconnues, comme par exemple l’utilisation de programmes anti-virus et d’alerte régulièrement mis à jour, la vérification de la plausibilité des données entrantes, la sauvegarde régulière des données, la modification régulière des mots de passe ainsi qu’un contrôle d’accès approprié.

Dysfonctionnement, support

L’utilisateur doit signaler immédiatement à l’exploitant les dysfonctionnements. L’exploitant s’efforcera d’éliminer les dysfonctionnements dans le cadre des possibilités techniques et opérationnelles existantes les jours ouvrables pendant les heures de bureau ou de charger des tiers d’éliminer le dysfonctionnement.

Saisie de données

Le volume de données mensuel de la connexion Internet, la consommation d’électricité et l’utilisation de l’imprimante de l’utilisateur peuvent être saisis et enregistrés par l’exploitant. En cas de consommation excessive, l’utilisateur en sera informé. L’installation de surveillance, les protocoles Internet, les protocoles de présence, les protocoles d’accès et la consommation de boissons et de nourriture sont saisis et enregistrés. Les ouvertures et fermetures de serrures sont enregistrées par le fournisseur du système de fermeture et conservées pendant trois mois. En cas d’événements exceptionnels (par ex. cambriolage, vandalisme, etc.), l’exploitant peut consulter le journal. Les accès au réseau sont enregistrés et conservés par le fournisseur de réseau. En cas de problèmes de réseau et d’actes criminels, l’exploitant peut évaluer les données.

10) Protection des données

L’exploitant respecte les dispositions de la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD).

L’utilisateur accepte que les données personnelles qu’il a saisies dans l’espace utilisateur soient enregistrées sur des supports de données de l’exploitant. L’exploitant peut transmettre les données à des tiers qui fournissent des prestations de services nécessaires à l’exploitation, pour autant que ces tiers aient impérativement besoin des données pour la fourniture des prestations. Pour le reste, il est renvoyé à la déclaration de protection des données sur le site web du kuia-office.

11) Facturation et paiement

Frais fixes mensuels : La redevance d’utilisation pour les locaux et prestations réservés conformément à la convention d’utilisation est payable d’avance le premier jour du mois.

Frais supplémentaires (salles de réunion et co-working) : Les positions réservées sont facturées à l’utilisateur. Les factures peuvent être consultées à tout moment dans l’espace utilisateur sous Documents.

12) Photos, livestreams, événements, présence médiatique, presse

L’utilisateur consent à ce que l’exploitant puisse prendre des photos et des enregistrements vidéo dans les locaux du .kuia.office. L’exploitant est autorisé à utiliser les enregistrements réalisés à toute fin favorisant les affaires. L’utilisateur accepte une publication sur Internet et dans tous les autres médias, dans la mesure où cela ne viole pas les droits de la personnalité.

13) Modifications des conditions générales

L’exploitant se réserve le droit de modifier les conditions générales. De telles modifications seront communiquées aux utilisateurs dans le portail utilisateur. De plus, les CGV peuvent être consultées sous Documents dans l’espace utilisateur. L’accord de l’utilisateur aux modifications est considéré comme donné si l’utilisateur ne notifie pas par écrit ou par e-mail à l’exploitant son refus dans les 20 jours suivant la communication de la modification.

14) Dispositions finales

Les présentes conditions générales remplacent toutes les dispositions et accords précédents entre les parties. Les parties déclarent qu’il n’existe aucun accord annexe ou modification en dehors de la convention d’utilisation et des présentes CGV. Si une disposition de la convention d’utilisation ou des présentes conditions générales devait être ou devenir invalide, cela n’affectera pas la validité du contrat dans son ensemble. Les parties contractantes remplaceront la disposition invalide par une disposition valable qui se rapproche le plus possible du but économique voulu de la disposition invalide ainsi que de l’équilibre contractuel initialement convenu. Il en va de même pour d’éventuelles lacunes contractuelles.

15) Droit applicable & for juridique

Le droit suisse est applicable à la relation contractuelle entre l’exploitant et l’utilisateur. Le for juridique exclusif est le lieu de la chose.